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Séjour d'Affaires, Voyages d'affaires

Ca y est. Après la paperasse concernant la préparation de votre voyage d’affaire, vous voilà sur place et prêt à effectuer la mission qui vous a été assignée par votre entreprise. Il est en général conseillé d’arriver deux jours ou trois avant le début de vos prospections et rendez-vous.

Tout d’abord, ne vous laissez pas trop gagner par l’euphorie de la découverte d’un environnement nouveau.

Ne perdez pas de vue vos objectifs premiers et prenez le temps de bien vous reposer dès votre arrivée.

Vérifiez tous les documents nécessaires à votre travail (plaquettes, catalogues, produits, échantillons, cartes de visite, etc.…).

Repérez et visitez d’ailleurs vos lieux de rendez-vous prochains. Renseignez vous d’avance sur les entreprises avec qui vous aurez l’occasion de travailler ou négocier.
Dans le cas où vous aviez réservé les services d’un interprète pendant la durée de votre séjour, prenez contact avec lui rapidement.

Etant donné que l’interprète représente le pont entre vous et tous les contacts professionnels, il serait convenable de lui donner un aperçu des activités de votre entreprise, vos produits ou services.
Préparerez vous psychologiquement. Projetez vous au besoin, à vos entrevues prochaines et cernez les points sur lesquels porteront vos argumentations principales. Essayez de vous rassurer en cas de stress et n’hésitez pas à marcher quelques heures ou aller au cinéma une fois en passant pour vous détendre.

Ensuite, savoir gérer parfaitement votre temps et être ponctuel reflète l’image d’un bon manager. Ainsi, confirmez ou infirmez au besoin vos rendez-vous à l’avance. Prévenez en cas d’un retard aussi banal soit-il.

Dans certains pays, de petits détails peuvent être très mal interprétés et avoir d’énormes conséquences sur le bon suivi de votre mission.

Francis Senghor, DRH d’une grande firme sénégalaise explique à cet effet: «  Je ne maîtrisais pas très bien la ville de Shanghai et je devais rencontrer un autre directeur à quinze heures précises. J’ai pensé qu’il comprendrait très bien douze minutes de retard pour un nouveau venu. A mon arrivée sur place, sa secrétaire m’annonçait sur un ton sec qu’il avait une autre séance de travail. Le pire est que je ne pus le rencontrer jusqu’à mon départ. On le disait toujours occupé. Je crois qu’il a compris mon retard comme un signe d’irrespect »

Efforcez vous d’être corrects (tenues vestimentaires, mine, langage.) Dans votre discours soyez fluides, précis et concis. L’éloquence signifie une maîtrise de soi qui convainc et inspire le respect naturellement.

Selon vos possibilités, organisez vos rendez-vous. Ne forcez pas trop en cas de fatigue. Cela ne servirait à rien. Bien au contraire, vous obtiendrez de piètres résultats. Si vous êtes en prospection, contentez-vous de trois visites en une journée. Vous verrez que cela vous évitera de vous éparpiller.

Aussi, n’oubliez pas que vous pourriez être conviés par vos contacts à des déjeuners ou des dîners de travail. Restez corrects et conformez-vous une fois de plus aux habitudes locales. Attendez le dessert pour parler d’affaires. Laissez votre interlocuteur aborder le sujet. Envoyez lui un message de remerciement le même jour et profitez pour le relancer sur vos éventuelles futures collaborations.

Enfin, en préparation du voyage retour, faites le point de tout ce qui a été conclu ou décidé. N’oubliez surtout pas de conserver les cartes de visites, contacts et adresses de vos prospects pour effectuer le suivi de vos entretiens.

Après quoi, vous disposerez de quelques temps pour visiter et racheter quelques souvenirs.

LES GUIDES UTILES